E-mailing se řadí mezi kanály marketingové komunikace, kterému byste měli v souvislosti s GDPR věnovat zvýšenou pozornost. Za poslední rok bylo na toto téma publikováno nespočet článků a videí. Přesto si nejste jisti, zda jste nastavili nezbytné procesy v oblasti e-mailingu správně? Bojíte se stížností ze strany odběratelů a následné kontroly z úřadu? Přečtěte si následující článek, kde jsme se pokusili jednoduše odpovědět na nejčastější a zároveň nejdůležitější otázky, které aktuálně řešíte.
Mám databázi kontaktů v pořádku a mohu bez obav posílat newslettery?
Ke zpracování každého kontaktu ve vaší databázi je nutné umět určit právní titul (z jakého důvodu kontakt v databázi máte) a účel zpracování. Nejčastěji se vaše databáze skládá z e-mailů vašich zákazníků nebo odběratelů, kteří vám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud máte nahranou databázi v nástroji pro e-mailing jako je třeba Ecomail.cz, budete nejspíš zpracovávat za jednotným účelem – zasílání obchodního sdělení.
Oprávněný zájem posílat na zákazníka newsletter a souhlas má ale časové omezení. Abyste měli databázi zcela v pořádku, je potřeba ji důkladně pročistit. Kontakt, který za více než 3 roky nenakoupil a ani neotevřel e-mail v kampani již pro vás nemá žádnou hodnotu a s největší pravděpodobností ani o vaše sdělení nemá zájem. Neplatí to však u všech odvětví. Nad životností kontaktů přímo ve vaší databázi je nutné se zamyslet individuálně. Jak pročistit databázi kontaktů?
POZOR
Právní titul neboli důvod, proč odběratele v databázi máte, musíte umět u každého jednotlivého kontaktu doložit.
Sbírám nové kontakty podle pravidel GDPR?
E-mail marketing je velmi účinný marketingový kanál. Snažíte se proto vaši databázi neustále rozšiřovat o nové a „živé“ e-mailové adresy. Zdrojů kontaktů může být mnoho. Na těch nejběžnějších si ukážeme, jak sběr nastavit v souladu s GDPR.
Statické a pop-up webové formuláře
Právním titulem pro zpracování je zde určitě SOUHLAS. U formulářů není jasně dáno, že je nutné souhlas udělit zaškrtnutím check boxu se souhlasem. Pro účely zasílání newsletteru nebo zaslání slevy na první nákup s následným posíláním novinek bohatě stačí aktivně kliknout na tlačítko „Přihlásit se“, „Odeslat“ apod. Rozhodně si ale dejte pozor na zvolený text, ze kterého musí jasně vyplývat účel zpracování, tedy pravidelné zasílání newsletteru, nikoli zaslání jednorázového e-mailu se slevou na první nákup.
E-book a jiné magnety
Udělejte z e-booku, případové studie nebo vzdělávacího videa pro odběratele výhodu. Postupujte podobně jako u slevového formuláře, kdy nabízíte produkt za plnou cenu nebo se slevou po zadání e-mailové adresy. Nabídněte obsah ke stažení nebo zhlédnutí za poplatek, ale v případě zadání e-mailové adresy, dostane uživatel výhodu – obsah zdarma. Takto však nabízejte pouze obsah, který má skutečnou hodnotu. V opačném případě by toto jednání mohlo být označeno za obcházení zákona.
Nákup “bez souhlasu”
V procesu online nákupu máte ke zpracování osobních údajů právní titul plnění kupní smlouvy. Tento právní titul je následně nahrazen oprávněným zájmem si kontakt dále ponechat za účelem propagace obdobných výrobků a služeb (tedy posílání newsletteru nebo sms). Souhlas se zasíláním obchodního sdělení zde není potřeba. Vždy však dejte zákazníkovi možnost vznést námitku proti dalšímu zpracovávání jeho osobních údajů. V newsletteru určitě nesmí chybět odkaz pro odhlášení.
Nákup “se souhlasem”
Pokud však plánujete využívat k propagaci i další marketingové kanály (např. pro Facebook Custom Audiencies), je souhlas nezbytný a zákazník vám jej musí pod objednávkovým formulářem aktivně zakliknout.
Soutěž
Hojně využívaná marketingová akce je právě soutěž. Kontakty z online nebo outdoorové soutěže zde můžete využít pouze za účelem organizace soutěže. Pokud si chcete kontakty i nadále ponechat za účelem zasílání newsletteru, musíte účastníky požádat o souhlas zvlášť, a to v čase sběru osobních údajů nebo ihned po skončení soutěže.
NEZAPOMEŇTE
Uživatele je vždy potřeba informovat o tom, jak s jeho osobními údaji zacházíte. Do všech výše zmíněných formulářů proto nezapomeňte umístit odkaz na vaše Zásady zpracování osobních údajů.
Musím nastavit double opt-in?
V souvislosti s GDPR je double opt-in neboli dvoufázové přihlášení hodně diskutovaným tématem. Nicméně samotné nařízení nastavení této kontroly e-mailové adresy přímo nenařizuje. Určitě zvažte riziko zneužití cizí e-mailové adresy nebo zadaní chybného e-mailu přímo ve vašem podnikání. Obecně lze říct – čím jednoduší je dostat e-mail do vaší databáze, tím spíše si double opt-in nastavte. Typickým příkladem jsou sběrné formuláře na vašem webu. Více o double opt-in a jak jej v Ecomailu nastavíte se můžete dočíst zde.
Je nezbytné po 3 letech znovu získat souhlas?
Rozhodně ne. Od jaké doby budete osobní údaj považovat za neaktivní a budete jej mazat nebo reaktivovat důkladně promyslete a následně to uveďte ve vašich zásadách zpracování osobních údajů. Pokud kontakt získáte z pop-up formuláře a následně na vašem e-shopu zákazník pravidelně nakupuje, nepotřebujete jej po 3 letech žádat o souhlas, který udělil při registraci k odběru. Ba naopak by to zákazníka obtěžovalo a tento souhlas by byl získáván nadbytečně. Dbejte však na to, abyste v databázi nezpracovávali staré a neaktivní adresy a snažte se minimálně 1x ročně seznam kontaktů pročistit.
Nejčastěji je v zásadách zpracování osobních údajů uváděno, že bude kontakt zpracováván ještě po dobu 3 let od posledního nákupu či jiné aktivity např. přihlášení do účtu nebo otevření e-mailu.
Nestihli jste se na GDPR připravit včas? Nevadí. Napište nám na support@ecomail.cz. Naše advokátka Mgr. Petra Stupková, která se na GDPR specializuje, se s vámi ráda spojí a navrhne optimální řešení přímo pro potřeby vašeho podnikání.
Vložte váš komentář