Jak dostat databázi kontaktů do souladu s GDPR

Černý pátek v online marketingu se blíží. Nové nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) vstoupí v účinnost už 25. 5. 2018. Pokud nechcete vaši databázi vyhodit do koše a emailing je jeden z vašich marketingových kanálů, máte nejvyšší čas začít s pročišťováním vaší databáze kontaktů. Ve spolupráci s advokátkou Petrou Stupkovou jsme pro vás připravili jednoduchý návod, jak dostat své databáze do souladu s GDPR.

Rozdělte si databázi kontaktů do skupin

Ke zpracování osobních údajů a k zasílání obchodního sdělení potřebujete mít vždy právní titul, laicky řečeno zákonný důvod, proč si můžete osobní údaje (např. e-mailovou adresu) ponechat ve své databázi. Při revizi databáze si položte základní otázku: Jaký mám právní titul pro zpracovávání osobních údajů?“ Právních titulů je šest, přičemž nejčastější jsou tyto: plnění smlouvy (proces nákupu), oprávněný zájem a souhlas se zpracováním. Hned na začátku tedy databázi rozdělte podle právních titulů. Můžete zvolit třeba takové rozdělení:

Aktivní zákazníci

Jedná se o vaše zákazníky, kteří u vás nakoupili ideálně alespoň jednou za poslední 3 roky nebo s vámi uzavřeli smlouvu. U těchto kontaktů můžete uplatit právní titul oprávněný zájem“ k propagaci obdobných výrobků a služeb pomocí kanálů přímého marketingu (newsletter, sms). Na tuto skupinu kontaktů je zákonné i nadále posílat základní newsletter s novinkami, akcemi nebo odměnami za věrnost. Nepotřebujete zde aktivní souhlas se zasíláním obchodního sdělení. I tato skupina odběratelů však musí být řádně informována o způsobu nakládání s osobními údaji například pomocí odkazu na zásady zpracování osobních údajů před odesláním objednávky. V případě posílání newsletteru pak především o právu na vznesení námitky a právu se kdykoli odhlásit z odběru.

POZOR! Pokud potřebujete své kontakty využívat i pro další marketingové účely nebo chcete propagovat i jiné, než obdobné výrobky a služby, bude nutné získat souhlas.

Neaktivní kontakty

Vytvořte si skupinu „neaktivní“ (nenakupují, neotevírají e-maily). Možná budete překvapeni, kolik mrtvých e-mailů“ ve vaší databázi naleznete. Bývá to i 50 % databáze. Může se jednat také o zákazníky, u kterých máte teoreticky “oprávněný zájem” dále zpracovávat. Nicméně zvažte, zda se vám vyplatí takové kontakty v databázi ponechat. Dokonce se stává, že máte stejného zákazníka ve své databázi i pod několika různými e-maily. Doporučujeme tyto neaktivní adresy rovnou smazat nebo je zahrnout do kampaně pro opětovné získání souhlasu.

Ostatní odběratelé

Do této skupiny většinou patří uživatelé, kteří se přihlásili k odběru newsletteru, ale nikdy se nestali vašimi zákazníky. Typicky to jsou kontakty z pop-up formuláře. U těchto kontaktů je právní titul pro zpracovávání osobních údajů určitě souhlas“. Ten jste možná v minulosti získali, ale bohužel v 99 % nesplňoval náležitosti dle GDPR. Je tedy nezbytné získat do 25. 5. 2018 znovu platný souhlas podle nových pravidel.

Naplánujte si celý proces znovu získání souhlasu

Kdy a jak

Včera bylo pozdě 🙂 Jakmile budete mít z databáze vyčleněnou skupinu kontaktů pro obnovení souhlasu, zamyslete se nad dalším postupem. Připravte speciální kampaň ideálně s nějakým bonusem za potvrzení souhlasu, tu můžete klidně opakovat. Rozhodně však nemusíte vsadit vše na jednu kampaň. Přidejte odkaz pro obnovení souhlasu také do běžných e-mailových rozesílek nebo reaktivační kampaň pošlete vícekrát.

Co bude obsahem

Na obsahu si dejte záležet. Promyslete předmět e-mailu i obsah samotného sdělení. Zkuste odběratelům nabídnout hodnotný obsah, který je bude zajímat a za udělení souhlasu nabídněte něco na oplátku (bonusové body, slevu, video nebo třeba e-book zdarma). Tak stejně, jak budete motivovat, dejte odběrateli jednoduchou možnost se z odběru odhlásit.

  1. Hned na začátku se identifikujte
  2. Snažte se popsat, jaké nabízíte výhody speciálně pro odběratele
  3. Zvažte, zda motivovat bonusem
  4. Odkaz na vaše „Zásady zpracování osobních údajů“ je nutností
  5. Nabídněte snadnou možnost potvrdit souhlas nebo se odhlásit
  6. Nezapomeňte na kontaktní údaje

Jak z toho vytěžit maximum

Znovu přihlášeným kontaktům nezapomeňte poděkovat. Po 25. 5.  budete muset kontakty, které se vám nepodařilo reaktivovat smazat. Výsledkem bude kvalitní pročištěná databáze aktivních kontaktů, které mají skutečný zájem s vámi komunikovat. Zamyslete se proto i nad následnými kampaněmi, které vztah s vašimi zákazníky ještě prohloubí. Poděkování, aktivní komunikace, zasílání slíbeného obsahu apod.

DŮLEŽITÉ! Celý proces získání souhlasu je nezbytné nastavit podle pravidel GDPR. Souhlas musí být hlavně doložitelný.

Náhled e-mailu s poděkováním

Jak na získání souhlasu u Ecomailu?

Pokud pro váš emailing využíváte účet u Ecomailu, můžete si celý proces snadno připravit. Kompletní postup naleznete v našem centru nápovědy. A pokud potřebujete s GDPR poradit nejen v oblasti emailingu, zamiřte na naše školení, workshop nebo si rovnou domluvte konzultaci s advokátkou. Podrobnou nabídku našich služeb naleznete na www.ecomail.cz/gdpr.

Zanechat Odpověď

Vyplňte detaily níže nebo klikněte na ikonu pro přihlášení:

WordPress.com Logo

Komentujete pomocí vašeho WordPress.com účtu. Odhlásit /  Změnit )

Google+ photo

Komentujete pomocí vašeho Google+ účtu. Odhlásit /  Změnit )

Twitter picture

Komentujete pomocí vašeho Twitter účtu. Odhlásit /  Změnit )

Facebook photo

Komentujete pomocí vašeho Facebook účtu. Odhlásit /  Změnit )

w

Připojování k %s

Blog na WordPress.com.

Nahoru ↑

%d bloggers like this: